Introduction:

This policy is designed to enable members of staff to raise concerns or disclose information which the individual believes shows malpractice. All organisations face the risk of things going wrong or of unknowingly harbouring malpractice and the company believes it has a duty to identify such situations and take the appropriate measures to remedy the situation.

The Company is committed to the highest standards of openness, probity and accountability and wants to encourage members of staff to raise issues which concern them at work.

This policy sets out arrangements for members of staff to raise serious concerns about malpractice or serious wrongdoing in ways which will protect them from reprisal. By knowing about malpractice at an early stage the company stands a good chance of taking the necessary steps to safeguard the interests of all staff and protect the organisation.

Members of staff aggrieved about their own personal circumstances should use the normal Grievance Procedure. The procedure outlined in this policy should be used only where members of staff have concerns about malpractice within the organisation.

Guarantee

The Company is committed to this policy. If a member of staff raises a genuine concern under this policy, they will not be at risk of losing their job or suffering any form of retribution, victimisation or detriment as a result. Provided they are acting in good faith, it does not matter if they are mistaken. If, however, an investigation shows that an individual has made malicious or vexatious allegations, and particularly if they persist in making them, disciplinary action may be taken against the individual concerned.

The company will treat any disclosure seriously and act according to this policy. Members of staff will not be asked to prove anything and if they ask for a matter to be treated in confidence the company will respect that request. However, the investigation process may reveal the source of the information and the individual making the disclosure may need to provide a statement as part of the evidence required. Members of staff will be given feedback on any investigation and the company will be sensitive to any concerns they may have as a result of any steps taken under this procedure.

This policy encourages individuals to put their name to any disclosures they make. Concerns expressed anonymously are much less powerful, but they will be considered at the discretion of the company.

How to raise a concern Internally:

If a member of staff has a concern about malpractice, they should normally first raise the issue with their immediate superior. This may be done orally or in writing.

If a member of staff feels unable to raise the matter with their immediate superior, for whatever reason, they should raise the matter with a Senior Manager.

If these channels have been followed and a member of staff still has concerns, or if the individual feels that the matter is so serious that they cannot discuss it with any of the above, they should raise the matter with the Managing Director.

How the Company will handle the matter:

Once a member of staff has raised their concern the company will look into it to assess initially what action should be taken in a responsible and appropriate manner under this policy. This will usually involve making internal enquiries first, but it may be necessary to carry out an investigation at a later stage which may be formal or informal depending on the nature of the concern raised.

The company will tell the individual who is handling the matter, how they can contact them and whether their further assistance may be needed. As far as possible, the company will keep the individual informed of the decisions taken and the outcome of any enquiries and investigations carried out. However, the company will not be able to inform the individual of any matters which would infringe the duty of confidentiality owed to others.

How to raise a concern externally:

It is intended that this policy should be used to give members of staff the opportunity and protection they need to raise their concerns internally. However, in exceptional circumstances, if an individual feels they cannot raise their concerns internally and they honestly and reasonably believe the information and any allegations are true, they should consider raising the matter with the appropriate regulator.

The Whistleblowing number is +9671440625

The whistleblowing email is whistleblower@griffingroup.com

سياسة الإبلاغ عن المخالفات

المقدمة
تم تصميم هذه السياسة لتمكين أعضاء فريق العمل من إثارة مخاوفهم أو الكشف عن المعلومات التي يعتقد الفرد أنها تظهر سوء التصرف. وتواجه جميع المؤسسات خطر حدوث أخطاء أو إساءة التصرف دون قصد وتعتقد الشركة أنه من واجبها تحديد مثل هذه المواقف واتخاذ الإجراءات المناسبة لعلاج هذه المواقف. تلتزم الشركة بأعلى معايير الانفتاح والاستقامة والمساءلة وتريد تشجيع الموظفين على إثارة القضايا التي تهمهم في العمل. تحدد هذه السياسة الترتيبات الخاصة بأعضاء فريق العمل لإثارة مخاوف جدية بشأن الممارسات الخاطئة أو المخالفات الجسيمة بطرق تحميهم من الانتقام. ومن خلال التعرف على الممارسات الخاطئة في مرحلة مبكرة ، ستتمتع الشركة بفرصة جيدة لاتخاذ الخطوات اللازمة لحماية مصالح جميع الموظفين وحماية المؤسسة. يجب على أعضاء فريق العمل المتظلمين من ظروفهم الشخصية استخدام إجراء التظلم العادي. ويجب استخدام الإجراء الموضح في هذه السياسة فقط عندما يكون لدى أعضاء فريق العمل مخاوف بشأن سوء الممارسة داخل المؤسسة. الضمان تلتزم الشركة بهذه السياسة. وإذا أثار أحد الموظفين قلقًا حقيقيًا بموجب هذه السياسة ، فلن يتعرض لخطر فقدان وظيفته أو المعاناة من أي شكل من أشكال الانتقام أو الإيذاء أو الإضرار نتيجة لذلك، شريطة أن يتصرفوا بحسن نية ، ولا يهم إذا كانوا مخطئين. ومع ذلك ، إذا أظهر التحقيق أن شخصًا ما قد قدم ادعاءات كيدية أو مغرضة ، وخاصة إذا استمر في تقديمها ، فقد يتم اتخاذ إجراء تأديبي بحق الفرد المعني.
ستتعامل الشركة مع أي إفصاح بجدية وتتصرف وفقًا لهذه السياسة. ولن يُطلب من الموظفين إثبات أي شيء ، وإذا طلبوا معالجة مسألة ما بسرية ، فستحترم الشركة هذا الطلب. ومع ذلك ، قد تكشف عملية التحقيق عن مصدر المعلومات وقد يحتاج الشخص الذي يقوم بالكشف إلى تقديم بيان كجزء من الأدلة المطلوبة. سيتم تزويد أعضاء فريق العمل بملاحظات حول أي تحقيق وستكون الشركة حساسة تجاه أي مخاوف قد تكون لديهم نتيجة لأي خطوات يتم اتخاذها بموجب هذا الإجراء. تشجع هذه السياسة الأفراد على وضع أسمائهم في أي إفصاحات يقومون بها والمخاوف التي يتم التعبير عنها دون الكشف عن هويتك أقل قوة بكثير ، ولكن سيتم النظر فيها وفقًا لتقدير الشركة. كيف تثير المخاوف داخليا إذا كان لدى أحد الموظفين مخاوف بشأن سوء التصرف ، فعليه عادةً إثارة المشكلة أولاً مع رئيسه المباشر. يمكن أن يتم ذلك شفويا أو كتابيا. إذا شعر أحد الموظفين بأنه غير قادر على إثارة المسألة مع رئيسه المباشر ، لأي سبب من الأسباب ، فعليه إثارة الأمر مع كبير المديرين. إذا تم اتباع هذه القنوات ولا يزال لدى أحد الموظفين مخاوف ، أو إذا شعر الفرد أن الأمر خطير للغاية لدرجة أنه لا يمكنه مناقشته مع أي مما سبق ، فيجب عليه إثارة الأمر مع المدير العام.
كيف ستتعامل الشركة مع هذه المسألة بمجرد أن يثير أحد الموظفين مخاوفه ، ستنظر الشركة في الأمر لتقييم الإجراء الذي يجب اتخاذه في البداية بطريقة مسؤولة ومناسبة بموجب هذه السياسة. وهذا عادة يشمل إجراء تحقيقات داخلية أولاً ، ولكن قد يكون من الضروري إجراء تحقيق في مرحلة لاحقة وهذا التحقيق قد يكون رسميًا أو غير رسمي اعتمادًا على طبيعة القلق المطروح. ستخبر الشركة الشخص الذي يتولى الأمر ، وكيف يمكنه الاتصال به وما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من المساعدة. وبقدر الإمكان ، ستبقي الشركة الفرد على اطلاع بالقرارات المتخذة ونتائج أي استفسارات وتحقيقات يتم إجراؤها. ومع ذلك ، لن تكون الشركة قادرة على إبلاغ الفرد بأي أمور من شأنها أن تنتهك واجب السرية المستحق للآخرين.
كيفية إثارة المخاوف خارجيًا من المفترض أن يتم استخدام هذه السياسة لمنح الموظفين الفرصة والحماية التي يحتاجونها لإثارة مخاوفهم داخليًا. ومع ذلك ، في ظروف استثنائية ، إذا شعر الفرد أنه لا يمكنه إثارة مخاوفه داخليًا وكان يعتقد بصدق ومعقولية أن المعلومات وأي ادعاءات صحيحة ، فيجب عليه التفكير في ااثرة الأمر مع الهيئة المنظمة المناسبة. رقم الإبلاغ عن المخالفات هو 9671440625+ البريد الإلكتروني للإبلاغ عن المخالفات هو whistleblower@griffingroup.com